让“沉睡的档案”变成“活信息”

株硬档案馆充分发挥服务功能二三事

2016年02月09日 10:19 5704次浏览 来源:   分类: 党建工作   作者:

导读: “如果不是查阅档案资料,我们一下子还解决不了这个问题。”株洲硬质合金集团有限公司一位工艺人员在通过查找新建立的工艺质量改进档案资料,借鉴他人成果,找到了解决产品质量问题的办法后兴奋地说。

  “如果不是查阅档案资料,我们一下子还解决不了这个问题。”株洲硬质合金集团有限公司一位工艺人员在通过查找新建立的工艺质量改进档案资料,借鉴他人成果,找到了解决产品质量问题的办法后兴奋地说。
  株硬档案馆坐落在该公司原七号门岗旁一幢白色房子里,不显山不露水,周边环境十分幽静。走进里面,才发现“矿藏丰富”:五个库房摆满党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、基本建设类、设备仪器类、科研开发类、会计业务类、职工人事管理类、音像荣誉类、房产管理类共十一大类别的公司档案,馆藏档案6万卷,底图47563张,实物500多件,资料600多卷。
  档案就在人们身边,株硬档案与该公司生产经营息息相关。该公司员工的生活,比如个人简历、社会关系、职称评定也在那里有一本账。
  随着社会的发展,株硬档案馆与社会、公司及员工的联系越来越密切:2012年,株洲市举办“工业文明档案展”,需要党和国家领导人来该公司视察的照片,在该公司档案馆找到了;前些年,该公司诉某公司拖欠货款在外地法院开庭。由于年代久远,当地法院要求株硬提供与被告逐年发生的业务所有原始凭证并当庭出示。该公司档案馆工作人员,整理出20多公斤的原始凭证。经过清欠人员的努力,株硬最终赢得官司;株硬某职工因父亲过世,要继承房屋产权,需证明父子关系,也是通过查找职工本人人事档案,取得相关证明材料,而获得房屋继承权。
  这样的事例还很多。如何使档案不仅停留在凭证作用上,而要让它发挥更多的指导作用和参考作用,株硬给予了投入,该公司档案馆也开始了行动。
  2012年株硬投资22.6万元,建设了PDE数字档案管理系统;2013年株硬又投资48万元,对该公司档案进行了数字化处理,共扫描文件117.7万余张,图纸5.7万余张,录入条目9.7万余条。
  PDE数字档案管理系统使档案更活了起来。档案利用者可以不受时间、空间、数量的限制,迅速、准确地通过株硬OA系统查阅各种档案信息资源,节省了时间,提高了效率。查找档案成了指尖上的事情。
  株硬资产经营公司副经理李典世对PDE数字档案管理最直观的感受是便捷、高效,足不出户,只需鼠标一点,查找、借阅、打印,水到渠成。
  株硬装备部员工尹虹由于工作的关系,经常要与档案馆打交道。她拿现在的数字档案管理系统和原来的纸质档案对比,感慨良多。尹虹一直负责该公司设备类固定资产管理,经常要掌握设备的主要技术参数、图纸资料。以前去档案馆查找资料,至少需要花半天,有时一天来回几趟,大部分时间就在路上消耗了。而且,她还认为反复查找,纸质档案资料容易磨损,档案管理人员的工作量也大,影响办事效率。
  使用电子查阅后,她只要提出申请,根据自己的所属权限查找资料,大大缩短了时间,提高了办公效率。2015年10月份,株硬某台大型进口设备需拟定大修方案,由于该设备使用年限超过二十年,而且相关设备管理人员也发生异动,生产厂关于该设备的图纸资料严重不全。她使用数字档案,通过检索相关目录,快速便捷查阅到所需要的相关资料,既为科学制定该设备检修方案创造了基础条件,又充分保障了该台设备维修后的质量和性能,实现了该公司设备固定资产保值增值。
  为整合各种档案信息资源,建立集中统一的档案数据库群,构建一个先进的网络平台,2015年6月,该公司又将知识产权档案库和工艺质量改进档案库的管理职能划入档案馆。相关人员查找档案更加有的放矢。
  某单位设备扩能,试生产阶段质量一直不如意。相关人员试图在设备方面改进,成效甚微。他们通过档案系统查找以前的专利,实行工艺改革,终于走出“死胡同”,确保了产量扩能、质量达标。另一单位在新设备试生产时,由于一个数字输入错误,试生产产品总是出现问题。他们通过查找馆藏某先进工艺,终于找到了问题所在。
  采访过程中,使用过档案系统的人都说数字档案好,诸如便捷、资源丰富、提高了工作效率、保密性好等。
  该公司档案馆负责人认为,PDE数字档案管理系统建立后,虽然做了专题培训、在线指导过相关人员使用系统,但还不够。她认为要扩大宣传功能,让更多的人获取档案信息,使相关知识为我所用,助推株硬各方面向前发展。
  档案馆只是源头,大家都来“踩一踩”,才能将水源激得更活。

责任编辑:陈鑫

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